Hoppa till innehåll
Svenska
Skapa ett ärende
  • Det finns inga förslag eftersom sökfältet är tomt.

CRM Complete

CRM Complete är ett användbart verktyg för att enkelt följa hela säljprocessen och inte tappa potentiella kunder. Ingår i våra Pro och Hero paket

Innehållsförteckning:

1. Intro
2. Grundinställningar
3. Arbeta i CRM
4. Lägga till Personar/Företag
5. Tips

Intro

Denna artikel beskriver hur CRM fungerar och hur du kan använda det för att underlätta säljprocesser och den dagliga driften av din verksamhet.

Denna artikel beskriver den fullständiga versionen av CRM - CRM Complete som ingår i våra Hero- och Propaket. I Base- och Core-paket får du tillgång till CRM Go, som är en miniversion av verktyget där du endast kan hantera leads. För mer information, läs artikeln CRM GO.

Grundinställningar

För att kunna börja arbeta i CRM finns det ett par inställningar som behöver göras. 

Gå därför först till Inställningar>CRM

Grundinställningarna för CRM behöver ställas in vilket görs i rutan CRM-inställningar.

CRM-inställningar
Gränssnittet för CRM-inställningar visar alternativ för att hantera användarroller och synkronisering. Under rubriken Ansvariga användares roll är alternativet Personal valt i en rullgardinsmeny och nedanför finns en markerad kryssruta för att synka användare med CRM. Det finns även ett fält för att välja vilken roll som ska synkroniseras till CRM där alternativet Kund är ifyllt, följt av en markerad kryssruta för att filtrera listor efter nuvarande användare och en omarkerad ruta för att länka organisationer till en extern sida.

  • Ansvarig användares roll

    Här väljs det vilken roll som ska gå att välja som ansvarig i CRM. Om rollen Personal väljs så kommer alla personer som har rollen Personal gå att välja som ansvarig i CRM. Välj Administratör om instruktörer och receptionspersonal inte ska ha tillgång till CRM.

  •  Synka användare med CRM

    Kryssa i denna ruta ifall alla kunder automatsikt ska kopplas med CRM (för att kunder ska kunna kopplas med CRM krävs en mejladress)

  •  Roll att synkronisera till CRM


    Välj rollen ’Kund’

  •  Filtrera listor efter nuvarande användare

  • Länka organisationer till extern sida
Gränssnittet för inställningar avseende icke-medlemmar visar sektionen Prova på/Icke-medlemmar med en markerad lila kryssruta för alternativet Lägg till prova på / icke-medlemmar till CRM när de bokas. Under detta finns två rullgardinsmenyer där fältet Tagga med är ifyllt med texten Pass och fältet Historik-händelse att använda för bokningsdata är ifyllt med alternativet Aktivitet.

 

*Notera att taggar och historik först måste skapas innan de kan väljas i inställningar vilket beskrivs i nästa steg

  •  Lägg till prova på / icke-medlemmar till CRM när de bokas

    Kryssa i denna ruta ifall icke-medlemmar som bokar ett "prova på pass" ska läggas till i CRM som Prospekt, därifrån är det sedan enkelt göra dem till medlemmar

  •  Tagga med

    Exempelvis Prova på (med denna taggen kan du enkelt filtrera fram alla "prova på"-kunder)

  •  Historik-händelse att använda för bokningsdata

    Här väljs vilken historik som ska stå när en "icke-medlem läggs till i CRM, ett exempel på historik-händelse kan vara Aktivitet. På så sätt anges alltid vilket pass "prova på kunden" har varit på

Taggar

För att kunna lägga till taggar i CRM behöver du först skapa dem, vilket görs via denna ikon under Inställningar> CRM>Taggar.

Tryck på plusikonen i högra hörnet för att skapa en ny tagg som till exempel kan vara: olika träningstyper så som PT eller Yoga, du bestämmer helt själv vilka taggar du ska ha i ditt CRM. Du väljer även om taggen ska gälla för Företag eller Person (privatkund) 

Att göra

Skapa sedan olika Att göra. Exempel på sådana kan vara: Besök kund, ring kund, städa träningssal, ta bort kundprofil. Skulle något nytt dyka upp går det alltid att lägga till fler Att göra.

Gå till Inställningar>CRM>Att göra

Lägg till nya genom att trycka på plusikonen i högra hörnet 

Historik

Sista steget är att skapa olika val för "Historik". Här kan olika alternativ till exempel vara: aktivitet, provat på pass, ringt kund, klart, inget svar, etc.

Gå till Inställningar>CRM>Historik.

Lägg till nya genom att trycka på plusikonen i högra hörnet 

Arbeta i CRM

Nu är alla inställningar gjorda och du kan börja arbeta i CRM. CRM nås via menyn, genom att klicka på CRM.

Då finns det tre undermenyer, Att göra, Företag och Personer. Via undermenyn Att göra skapas aktiviteter som behöver utföras. När en ny aktivitet läggs till dyker följande fönster upp:

tt popup-fönster med rubriken Add CRM Plan som används för att planera en aktivitet i kundvårdssystemet. Överst finns kryssrutor för att kategorisera planen som Privat, Företag eller Person, där Privat är förvald. Under detta finns rullgardinsmenyer för att välja Tilldelad person och Att göra handling, följt av ett stort vitt textfält för Notis. Längst ner finns fält för Påminnelsedatum med det förinställda datumet 2024-03-12, ett fält för Tid som anger Ingen specificerad tid, en omarkerad ruta för Hög prioritet samt en turkos Spara-knapp.

 

  • Typ

    Är det någonting du själv ska utföra välj typen Privat, är det något som ska utföras i anslutning till kund väljer du antingen Företag eller Person

  • Tilldelad person/välj företag/välj person

    Ange vilken person/företag denna uppgift gäller för

  • Tilldelad person

    Ska denna aktivitet tilldelas någon annan av personalen? Välj då denna person här för att tilldela aktiviteten till den personen.

  • Att göra handling

    Vad ska göras? Välj aktivitet i exemplet ovan valdes "Ring kund"

  •  Notis

    Egen text ifall mer information ska läggas till

  • Påminnelsedatum

    Välj datum för när du vill ha en påminnelse för denna aktiviteten

  • Tid

    Välj tid för när du vill ha en påminnelse för denna aktiviteten

  • Hög prioritet

    Kryssa i för att lägga hög prio på denna uppgift vilket är synligt i listan över CRM-uppgifter

Aktiviteten kommer nu dyka upp i menyn under CRM>Att göra. Beroende på när du ställde in datum för påminnelse kommer aktiviteten ha olika färg:

  • Röd

    Datum för aktiviteten har varit

  • Gul

    Idag ska aktiviteten utföras

  • Blå

    Aktiviteten ska utföras framåt i tiden

Till höger i varje aktivitet finns fyra ikoner:

  • Pin

    Klicka på denna ikon så kommer denna uppgift alltid ligga först i din lista oavsett datum för påminnelse

  • Redigera

    Redigera uppgiften (tilldela till annan person, redigera notisen eller ändra datum för påminnelse)

  • Checka av/slutför

    Checka av uppgiften och ta bort den från CRM. Du kan ange en historik och ange en notis för uppföljning. Det går även att "Checka av och skapa ny" om du vill ta bort denna uppgift men skapa en ny uppföljning.

 

Lägga till personer

Välj Personer bland undermenyerna i CRM.

Tryck sedan på plustecknet i högra hörnet.

Du får då upp denna sida där du fyller i uppgifterna.

Ett formulär för personuppgifter som innehåller flera tomma textfält för att registrera en ny person i systemet. Fälten är ordnade uppifrån och ner för förnamn, efternamn, e-post, personnummer, adress, postnummer, ort, mobiltelefon och telefon. Under fältet för ort finns en rullgardinsmeny för kön där alternativet Okänd är förvalt.

Gränssnittet för att lägga till ytterligare information om en person visar flera rullgardinsmenyer för roll, ansvarig, företag, status, notering och taggar. Fältet för ansvarig är ifyllt med namnet Susanna Magnusson, medan fältet för företag anger Inget företag och statusen är satt till Kund. Längst ner finns ett tomt fält för noteringar samt en meny för taggar där alternativet Inget valt visas.

Lägga till ett företag

Välj Företag bland undermenyerna i CRM.

Tryck sedan på plustecknet i högra hörnet.

Börja med att fylla i företagets uppgifter så som bolagsnamn, organisationsnummer etc.

Gränssnittet för att registrera ett företag visar sektionen Företag med en lista över tomma textfält för att ange grundläggande bolagsuppgifter. Fälten är ordnade uppifrån och ner för namn, bolagsnamn, organisationsnummer, telefon, e-post, e-post för faktura, hemsida och kundnummer.

Fyll sedan i fakturaadress och leverans/besöksadress
Gränssnittet för att ange adressuppgifter för ett företag visar två sektioner med tomma inmatningsfält. Den övre sektionen är märkt Fakturaadress och innehåller fält för adress, postnummer och ort. Den undre sektionen är märkt Leveransadress/Besöksadress och innehåller identiska fält för adress, postnummer och ort för att kunna ange en separat fysisk plats för företaget.

Du kan ange en ansvarig för företaget, en notering, status och taggar.
Gränssnittet för att hantera en personprofil visar flera rullgardinsmenyer för administrativa inställningar. Fältet för ansvarig är ifyllt med namnet Susanna Magnusson, medan statusen för personen är satt till Kund. Det finns även ett tomt textfält för noteringar samt en meny för taggar där alternativet Inget valt visas.

Du kan skapa en person som är din kontaktperson hos detta företag
Gränssnittet för att skapa en person visar ett omfattande formulär med flera tomma inmatningsfält under rubriken Skapa person. Fälten är strukturerade för att samla in grundläggande information som förnamn, efternamn, e-post, personnummer och adressuppgifter inklusive postnummer och ort. Längre ner finns en rullgardinsmeny för kön där alternativet Okänd är förvalt, följt av fält för mobiltelefon, telefon och roll.

Inga fält är obligatoriska, du avgör själv hur mycket eller lite information du vill ange. När du är nöjd så trycker ni på Spara.

Tips

- När samtliga kunder är inlagda kan du sedan filtrera mellan Ansvarig, Status och Taggar

- När du har en aktivitet som antingen har förfallit eller behöver hanteras dyker en notis i form av en siffra upp bredvid CRM i menyn. Siffran beror på hur många Att göra du behöver hantera.

- Du kan göra ett utskick till antingen samtliga kunder i listorna för Företag och Personer eller filtrera på en speciell taggning för att skapa ett utskick till alla personer med samma tagg. Filtrera först och tryck sedan på den gröna brevikonen i högra hörnet.

 

 

 

 

Senast uppdaterad: 5/7-2025