CRM Complete

Sisällysluettelo (Table of content):

Johdanto

Tässä artikkelissa kuvataan, miten CRM toimii ja kuinka voit käyttää sitä myyntiprosessien ja liiketoimintasi päivittäisen toiminnan helpottamiseksi. Artikkeli käsittelee täyttä CRM-järjestelmää – CRM Complete – joka sisältyy Hero- ja Pro-paketteihimme.

Base- ja Core-paketeissa saat käyttöösi CRM Go -version, joka on työkalun kevytversio ja tarkoitettu vain liidien hallintaan. Lisätietoja löydät artikkelista CRM Go.

Perusasetukset

Jotta voit aloittaa työskentelyn CRM:ssä, on tehtävä muutamia asetuksia.

Siirry ensin kohtaan Asetukset > CRM.

CRM:n perusasetukset määritetään CRM Settings -laatikossa.

Vastuukäyttäjien rooli: Tässä valitset, mikä rooli voidaan valita vastuuhenkilöksi CRM:ssä. Jos rooliksi valitaan Henkilökunta (Staff), kaikki kyseisen roolin omaavat henkilöt voidaan valita vastuuhenkilöiksi. Valitse Järjestelmänvalvoja (Administrator), jos ohjaajilla tai vastaanottohenkilöstöllä ei tule olla pääsyä CRM-järjestelmään.
Synkronoi käyttäjät CRM:n kanssa: Valitse tämä, jos kaikki käyttäjät halutaan linkittää automaattisesti CRM:ään (asiakkailla on oltava sähköpostiosoite, jotta heidät voidaan linkittää).
Synkronoitavien käyttäjien rooli: Valitse rooli Käyttäjä.
Suodata listat nykyisen käyttäjän mukaan: Pidä tämä aktivoituna, jotta oma profiilisi on aina esivalittuna CRM:ssä työskennellessäsi. Muussa tapauksessa vastuuhenkilö on valittava erikseen joka kerta.
Linkitä organisaatiot ulkoiselle sivustolle (Link organizations to external site) Tämä linkittää CRM-järjestelmäsi verkkopalveluun Kaikki yritykset (Alla bolag). Jos CRM:ssä olevalla yritysprofiililla on ruotsalainen Y-tunnus ja tämä toiminto on aktivoitu, voit klikata tunnusta ja päästä suoraan Kaikki yritykset -palveluun.

*Huomaa, että tunnisteet ja historia on luotava ennen kuin niitä voidaan valita asetuksissa (kuvataan seuraavassa vaiheessa).

Lisää kokeilijat / ei-jäsenet CRM:ään varauksen yhteydessä: Valitse tämä, jos haluat, että "kokeilukerran" varaavat ei-jäsenet lisätään CRM:ään prospekteiksi. Sieltä heidät on helppo muuttaa jäseniksi myöhemmin.
Tunniste: Esimerkiksi "Kokeilu" (tämän tunnisteen avulla voit helposti suodattaa kaikki kokeilukäyttäjät).
Varaustiedoissa käytettävä historiatapahtuma: Valitse, mikä historiatapahtuma näytetään, kun ei-jäsen lisätään CRM-järjestelmään (esim. Aktiviteetti). Näin näet aina, millä kokeilukerralla he ovat käyneet.

Tunnisteet: Jotta voit käyttää tunnisteita, ne on ensin luotava kohdassa Settings > CRM > Tunnisteet.

Paina oikean yläkulman plus-ikonia luodaksesi uuden tunnisteen, kuten PT, Jooga tai vastaava. Voit päättää, koskeeko tunniste yrityksiä vai yksityishenkilöitä.

Tehtävät: Luo seuraavaksi erilaisia tehtävätyyppejä. Esimerkkejä: Asiakaskäynti, Soitto asiakkaalle, Salin siivous. Voit lisätä näitä aina tarpeen mukaan.

Mene kohtaan Settings > CRM > Tehtävät.

Historia: Viimeinen vaihe on luoda vaihtoehdot "Historialle". Näitä voivat olla esimerkiksi: aktiviteetti, soitettu asiakkaalle, valmis, ei vastausta jne.

Mene kohtaan Settings > CRM > Historia.

Työskentely CRM:ssä

Nyt asetukset ovat valmiit ja voit aloittaa työskentelyn. CRM-järjestelmään pääsee valikosta klikkaamalla `CRM`.

CRM sisältää kolme alavalikkkoa: Tehtävät, Yritys ja Henkilöt. Tehtävät-valikkoa käytetään suoritettavien aktiviteettien luomiseen. Kun lisäät uuden tehtävän, avautuu seuraava ikkuna:

Tyyppi: Jos kyseessä on jotain, mitä aiot tehdä itse, valitse tyypiksi Yksityinen (Private). Jos se taas liittyy asiakkaaseen, valitse joko Yritys (Company) tai Henkilö (Person).

Vastuuhenkilö / valitse yritys / valitse henkilö: Valitse, mitä henkilöä tai yritystä nämä tiedot koskevat.

Siirrä tehtävä: Pitääkö tämä aktiviteetti määrätä toiselle henkilökunnan jäsenelle? Valitse siinä tapauksessa kyseinen henkilö tästä siirtääksesi tehtävän hänelle.

Tehtävä: Mitä on tehtävä? Valitse luomistasi aktiviteeteista.

Muistiinpano: Vapaavalintainen teksti, jos tarvitaan lisätietoja.

Muistutuspäivä: Valitse päivämäärä, jolloin haluat muistutuksen tästä aktiviteetista.

Aika: Valitse kellonaika, jolloin haluat muistutuksen tästä aktiviteetista.

Korkea prioriteetti: Valitse tämä antaaksesi tehtävälle korkean prioriteetin, joka näkyy CRM-tehtävälistalla.

Aktiviteetti ilmestyy nyt valikkoon kohdassa CRM > Tehtävät. Riippuen asettamastasi muistutuspäivästä, aktiviteetilla on eri väri:

Punainen: Aktiviteetin päivämäärä on ohitettu.
Keltainen: Aktiviteetti on suoritettava tänään.
Sininen: Aktiviteetti on suoritettava tulevaisuudessa.

Jokaisen aktiviteetin oikealla puolella on neljä ikonia:

Kiinnitä: Klikkaa tätä ikonia, niin tehtävä pysyy aina listasi kärjessä muistutuspäivästä riippumatta.
Muokkaa: Muokkaa tehtävää (määritä toiselle henkilölle, muokkaa muistiinpanoa tai muuta muistutuspäivää).
Kuittaa valmiiksi / suorita: Merkitse tehtävä valmiiksi ja poista se CRM-listalta. Voit lisätä historiamerkinnän ja muistiinpanon seurantaa varten. Voit myös valita "Kuittaa valmiiksi ja luo uusi", jos haluat poistaa tämän tehtävän mutta luoda uuden seurantatehtävän.

Henkilöiden lisääminen

Valitse CRM:n alavalikoista CRM-henkilöt. Paina oikean yläkulman plus-merkkiä. Täytä henkilön tiedot avautuvalle sivulle.

Yrityksen lisääminen

Valitse CRM:n alavalikoista `CRM-yritys`. Paina oikean yläkulman plus-merkkiä.

Aloita täyttämällä yrityksen tiedot, kuten nimi ja Y-tunnus.

Täytä seuraavaksi laskutusosoite sekä toimitus-/käyntiosoite.

Voit määrittää yritykselle vastuuhenkilön, muistiinpanon, tilan ja tunnisteita.

Voit myös luoda yhteyshenkilön kyseiselle yritykselle.

Mikään kenttä ei ole pakollinen; päätät itse, kuinka paljon tietoa haluat tallentaa. Kun olet valmis, paina Tallenna.

Vinkki

Kun asiakkaat on syötetty, voit suodattaa näkymää Vastuuhenkilön, Tilan ja Tunnisteiden mukaan.
Kun sinulla on tehtäviä, jotka ovat joko myöhässä tai vaativat käsittelyä, CRM-valikon viereen ilmestyy numeroilmoitus. Numero kertoo suoraan, kuinka monta suoritettavaa tehtävää (Tehtävät) sinulla on.
Voit lähettää viestejä joko kaikille asiakkaille Yritykset- ja Henkilöt-listoilla tai suodattaa tietyn tunnisteen mukaan. Suodata ensin lista ja paina sitten oikean yläkulman vihreää kirjekuori-ikonia.

Päivitetty viimeksi: 2.5.2025