Satura rādītājs (Table of contents):
1. Ievads un maksājumu statuss
3. Neizdevušos maksājumu atskaite
4. Kā jūs varat sazināties ar klientiem, kuriem ir neapmaksāts pasūtījums?
Ievads un maksājumu statuss (Intro & payment status)
Lai labi sekotu līdzi savas iestādes finansēm, ir svarīgi pārbaudīt visus klientu neizdevušos maksājumus. Neizdevušies maksājumi ir pasūtījumi, kas dažādu iemeslu dēļ nav pabeigti, un tādējādi tie ir līdzekļi, ko klienti jums ir parādā.
Tāpēc, lai nodrošinātu labu un veselīgu finanšu stāvokli, ir svarīgi, lai jūs kā atbildīgā persona (vai kāds cits no jūsu komandas) regulāri sekotu līdzi un strādātu ar neizdevušajiem maksājumiem.
Informāciju par neizdevušajiem maksājumiem varat atrast vadības panelī (Dashboard), cilnē "Ekonomika" (Economics) un sadaļā "Atskaites" (Reports).
Lai uzlabotu izpratni, sākumā apskatīsim pasūtījuma ceļu no statusa Gaidāmie līdz Neizdevušies lietotāja profilā Wondr sistēmā.
Gaidāmie (Upcoming)
Šeit tiek apkopoti gaidāmie pasūtījumi, kas tiks apmaksāti kādā brīdī nākotnē.
Apstrāde (Processing)
Kad pasūtījums tiek aktivizēts automātiski vai manuāli, tas tiek pārvietots no Gaidāmie uz Apstrāde, un šajā posmā pasūtījumi tiek apstrādāti.
Atkarībā no tā, kāds ir lietotāja noklusējuma maksājuma veids, tiek veiktas dažādas darbības, pirms pasūtījums tiek pārvietots uz statusu Neizdevušies (vai pabeigts).
Karte (Card)
Šeit katru dienu kopumā 6 dienas tiek veikts naudas izņemšanas mēģinājums, pirms pasūtījums tiek pārvietots uz Neizdevušies.
Autogiro (Autogiro)
Pasūtījums, kas jāapmaksā ar tiešo debetu, nekad automātiski nepāriet uz statusu Neizdevušies. Pasūtījums paliek apstrādes stadijā un turpina mēģinājumus ieturēt maksu. Tas ir tāpēc, ka Bankgirocentralen visus neizdevušos maksājumus nosūta kopā ar nākamo maksājuma mēģinājumu. Ja pasūtījums netiek apstrādāts un apmaksāts, tas var ātri izveidot ļoti lielu neizdevušos maksājumu summu.
Ja vēlaties, lai Autogiro pasūtījums nonāktu pie Neizdevušies un apturētu automātisko atkārtoto mēģinājumu procesu, varat to izdarīt manuāli, noklikšķinot uz iepirkumu groza attiecīgajam pasūtījumam un pēc tam noņemot atzīmi no Automātiskā apstrāde (noņemt atzīmi “missed status”).
Swish (Swish)
Ja maksājums nekad nenonāk līdz Swish un darbinieki pabeidz pirkumu, pasūtījums nonāks tieši pie Neizdevušies, bet, ja klients pats veic pirkumu ar Swish un nekad nesamaksā, pasūtījums tiks atcelts.
Rēķins (Invoice)
Rēķins ir apstrādes stadijā, līdz tas tiek apstrādāts vai nu Fortnox, vai Wondr pašā rēķinu modulī.
Trūkstoši maksājumu līgumi (Missing payment method)
Ja klientam profilā nav norādīts maksājuma veids, tiek veikts viens ieturēšanas mēģinājums, pirms pasūtījums tiek pārvietots uz Neizdevušies.
Neizdevušies (Failed)
Šeit nonāk pasūtījumi, kuriem neizdevās visi ieturēšanas mēģinājumi un kuri ir jāapstrādā manuāli, lai jūs saņemtu naudu.
Kāpēc pasūtījums neizdodas (Why an order fails)
Tam, ka pasūtījums netiek pabeigts, var būt vairāki iemesli, zemāk ir daži biežākie piemēri:
Karte (Card)
-
Kartē nav naudas. Jūs varat redzēt kļūdas kodu, ja kartē nav naudas; noklikšķiniet uz "acs" ikonas blakus attiecīgajam pasūtījumam, lai sadaļā "Darījums" (Transaction) redzētu kļūdas kodu "No funds":
2.Kartei beidzies derīguma termiņš. Jūs varat redzēt, vai kartes termiņš ir beidzies, tieši lietotāja profilā sadaļā maksājuma veidi, tad tas izskatās šādi:
3.Maksājumu pakalpojumu sniedzējs ir bloķējis karti (šādos gadījumos parasti aizdomas par krāpšanu). Tas, cik ilgi karte ir bloķēta, var atšķirties atkarībā no jūsu maksājumu pakalpojumu sniedzēja. Ja karte ir bloķēta Stripe sistēmā, mums Wondr var būt nepieciešams palīdzēt, bet, ja tas ir Swedbank Pay vai Bambora, bloķēšana ilgst 30 dienas, un pēc tam varat noņemt un atkal pievienot karti jauniem mēģinājumiem.
To, vai karte ir bloķēta, var redzēt tieši lietotāja profilā sadaļā maksājuma veidi.
4.Karte ir zaudējusi savienojumu ar Wondr. Tas, ka karte ir zaudējusi savienojumu, ne vienmēr nozīmē, ka ar karti kaut kas nav kārtībā; var pietikt ar kartes noņemšanu un atkārtotu pievienošanu. To, ka karte ir zaudējusi savienojumu, var redzēt, ja pasūtījumam trūkst darījuma numura.
Noklikšķiniet uz "acs" ikonas blakus attiecīgajam pasūtījumam, lai sadaļā "Darījums" redzētu kļūdas kodu "Not found".
Autogiro (Autogiro)
-
Autogiro pilnvarojums ir noņemts pēc klienta vai klienta bankas iniciatīvas. To, vai pilnvarojums ir noņemts, var redzēt tieši lietotāja profilā sadaļā maksājuma veidi.
-
Kontā nav naudas. Šim gadījumam nav kļūdas koda, kas parādītos pie darījuma kā karšu maksājumiem, bet, lai uzzinātu, vai klientam kontā nav naudas, ir jāskatās IN failos sadaļā Ekonomika - Autogiro. Šeit nav meklēšanas funkcijas, tāpēc ir aktīvi jāieiet katrā IN failā un jāmeklē iemesls.
Ja, atrodoties failā, nospiežat Command-F / Control-F uz tastatūras, varat meklēt klienta maksātāja numuru, lai redzētu, vai klients ir tajā konkrētajā failā.
Ja no Bankgirocentralen IN failos nesaņemat nekādas kļūdu atbildes, iespējams, ka jums ir "vecais izkārtojums", un tad jūs vienkārši IN failos saņemat tikai apstiprinātos maksājumus.
Šādā gadījumā jums jāpāriet uz "jauno izkārtojumu", lai jūs saņemtu arī atbilžu failus par tiem maksājumiem, kas netiek izpildīti. To var izdarīt, sazinoties ar Bankgirocentralen.
Rēķins (Invoice)
Rēķins nonāk pie "Neizdevušies" tikai tad, ja tas tiek atcelts Fortnox sistēmā.
Ja jums ir Wondr rēķinu modulis, rēķins nonāks pie "Neizdevušies" tikai tad, ja uz jautājumu, vai rēķins ir jāatceļ, atbildēsiet "nē".
Trūkstoši maksājumu līgumi (Missing payment method)
Ja lietotāja profilam nav pievienots neviens maksājuma veids, ir skaidrs, kāpēc maksājums neizdodas — nav no kā ieturēt naudu. Ja rodas gadījums, kad neatrodat nevienu no iepriekš minētajām kļūdām un neesat pārliecināti, kāpēc maksājums neizdevās, vienmēr varat sazināties ar Wondr atbalsta dienestu, un mēs palīdzēsim veikt tālāku diagnostiku!
Neizdevušos maksājumu atskaite (Failed Orders Report)
Ja atskaitē nefiltrējat meklēšanas laukus, sadaļā "Rezultāti" uzreiz redzēsiet visus savas iestādes neizdevušos maksājumus. Varat arī redzēt kopējo summu un kopējo summu sadalījumā pa maksājumu veidiem. Skatiet piemēru zemāk.
Kopējā summa (Total amount)
Kopējā summa sadalījumā pa maksājumu veidiem
Karte (Card)
Tiklīdz pasūtījums lietotāja profilā ir pārvietots uz "Neizdevušies", tas tiek iekļauts atskaitē.
Autogiro (Autogiro)
Autogiro pasūtījums parādīsies atskaitē, tiklīdz tas lietotāja profilā būs pārvietots uz "Apstrāde", un būs tur redzams, līdz pasūtījums tiks pabeigts.
Rēķins (Invoice)
Rēķins būs redzams atskaitē no tā izveides brīža līdz brīdim, kad tas tiks iegrāmatots Fortnox un ar rēķina numuru sasaistīts atpakaļ ar Wondr. Pēc tam rēķins tiks pārvietots uz "Apmaksāto pasūtījumu rindu" atskaiti neatkarīgi no tā, vai rēķins ir apmaksāts vai nē.
Tas pats attiecas uz gadījumiem, ja izmantojat Wondr rēķinu moduli.
Swish (Swish)
Tā kā maksājums nekad nenonāk līdz Swish, un ja darbinieks veic pirkumu, pasūtījums ir redzams atskaitē.
Trūkstoši maksājumu līgumi (Missing payment method)
Tiklīdz pasūtījums lietotāja profilā ir pārvietots uz "Neizdevušies", tas tiek iekļauts atskaitē.
Kā jūs varat sazināties ar klientiem, kuriem ir neapmaksāts pasūtījums?
Vispirms ir labi zināt, ka pēc noklusējuma jūsu klientiem vienmēr tiek nosūtīts automātisks e-pasts, tiklīdz viņiem ir neizdevies maksājums. E-pasts izskatās šādi:
“Sveiki, XXX!
Jums ir viens vai vairāki neizdevušies maksājumi. Lai novērstu pakalpojuma pārtraukšanu, lūdzu, piesakieties un atrisiniet to pēc iespējas ātrāk.
Šī brīža neizpildītie maksājumi: 3
Ar cieņu,
XXX
Tāpēc, ja veidojat savu e-pastu, uztveriet to vairāk kā atgādinājumu ar iespēju pielāgot saturu.
Jūs varat nosūtīt e-pastu tieši no Neizdevušos maksājumu atskaites, noklikšķinot uz vēstules ikonas lapas augšējā labajā stūrī.
Viens ieteikums: ir laba ideja pielāgot e-pastu atbilstoši maksājuma veidam, kāds ir jūsu klientiem.
Zemāk ir divi piemēri, kā tas varētu darboties:
1. piemērs: Ja dažiem klientiem trūkst maksājuma veida, varat tos viegli atlasīt, sadaļā "Maksājuma veids" izvēloties "Bez maksājuma veida".
Rezultātos jūs redzēsiet visus klientus ar neizdevušiem maksājumiem, kuriem trūkst maksājuma veida.
Noklikšķinot uz sūtīšanas pogas, jūs automātiski iekļausiet visus savā meklēšanā esošos lietotājus.
Sūtījumā jūs varat mudināt šos klientus pieteikties Wondr un pievienot maksājuma veidu savam profilam, lai nokārtotu esošos neizdevušos maksājumus.
2. piemērs: Ja tā vietā filtrējat pēc maksājuma veida ar karti (šajā piemērā Worldline), redzēsiet visus klientus ar neizdevušiem maksājumiem, kuriem kā maksājuma veids ir karte.
Rezultātos varat redzēt, piemēram, kurām kartēm beidzies termiņš.
Lai meklēšanā atlasītu konkrētus klientus, varat izmantot mūsu Wei funkciju, un tā darbojas arī sūtījumiem.
Wei var atrast galvenās izvēlnes pašā apakšā kreisajā pusē.
Atskaitē sadaļā "Vārds" atlasiet klientus, kuriem jāsaņem sūtījums, un pēc tam Wei funkcijā noklikšķiniet uz Run (atskaņošanas ikona).
Nākamajā solī izvēlieties e-pastu, lai izveidotu sūtījumu. (Ja vēlaties, varat izvēlēties arī paziņojumu vai SMS).
Atbilstoši iepriekšējam piemēram, kur dažiem klientiem meklēšanā ir kartes ar beigušos termiņu, varat viegli sasniegt šos klientus, atzīmējot tos caur Wei un pēc tam izveidojot sūtījumu.
Sūtījumā varat informēt šos klientus, ka viņu kartes termiņš ir beidzies un ka viņiem jāpievieno jauna karte, lai nokārtotu neizdevušos maksājumus.
Vai ir vēl kaut kas, ko varat darīt, lai apstrādātu neizdevušos maksājumus?
Jā, ir! Ja vienkārši vēlaties veikt vēl vienu mēģinājumu iekasēt naudu no šiem klientiem, varat pasūtījumu ierindot rindā no jauna (requeue), un tiks veikti jauni ieturēšanas mēģinājumi.
To var izdarīt arī Neizdevušos maksājumu atskaitē, atkal izmantojot Wei funkciju.
Ja vēlaties, lai visi meklēšanā esošie pasūtījumi tiktu ierindoti rindā no jauna, Wei sadaļā varat izvēlēties Pašreizējā meklēšana (Current search) lasso, lai aptvertu visus pasūtījumus meklēšanā, un pēc tam noklikšķināt uz "Run".
Ja vēlaties ierindot rindā tikai dažus no pasūtījumiem, atlasiet tos zem pasūtījuma numura (#) un pēc tam noklikšķiniet uz "Run". Tad izvēlieties Ierindot pasūtījumus rindā (Queue orders), lai veiktu jaunus ieturēšanas mēģinājumus šiem klientiem.
Vienu pasūtījumu varat ierindot rindā no jauna arī tieši no lietotāja profila. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz "acs" blakus attiecīgajam pasūtījumam un pēc tam izvēlieties Ierindot šo pasūtījumu maksājumu rindā (Queue this order for payment).
Bloķēt lietotāju (Block user)
Ja klients nenokārto savus neizdevušos maksājumus, neskatoties uz aicinājumiem, varat liegt viņam piekļuvi iestādei, bloķējot lietotāju.
Lai bloķētu lietotāju, dodieties uz lietotāja profilu un noklikšķiniet uz "Rediģēt informāciju", ritiniet uz leju un atzīmējiet izvēles rūtiņu Bloķēt šo lietotāju no rezervēšanas un reģistrēšanās. Pēc tam saglabājiet.
Lai atbloķētu, vienkārši atkārtojiet iepriekš aprakstīto procedūru un noņemiet atzīmi no izvēles rūtiņas Bloķēt šo lietotāju no rezervēšanas un reģistrēšanās un saglabājiet.