Innehållsförteckning:
1.
2.
3.
4.
Bra att veta
Vill ni anmäla något fel eller ställa en fråga gällande systemet så kan ni trycka på Help nere i högra hörnet och följa instruktionerna på skärmen.
I den här grundgenomgången tittar vi på de vanligaste inställningarna, vi kommer inte titta på tillvalsmoduler förutom modulen Bokning. I texten får ni korta förklaringar, i filmerna visas det visuellt och ni hittar relevanta länkar till hjälpcentret längst ner i varje kapitel.
Det finns några saker som återkommer i systemet :
Ikoner
Hittas uppe i högra hörnet eller direkt till höger
Hittas till höger om det du vill öppna
Ändra något befintligt, hittas till höger
Kommer skicka till de personer som är framfiltrerade, hittas uppe i högra hörnet
Ett sätt att skapa en exakt kopia för att redigera och från det spara något nytt
Hittas uppe i högra hörnet, finns även ett val för CSV
Kan både vara tre streck eller en liten ikon med tre streck till vänster
Arkivera något för att kunna återanvända eller bara gömma
Viktigt att tänka på! Släng aldrig något som är aktivt, t.ex. finns det kunder på ett medlemskap eller ligger bokningstypen i schemat så ska den inte raderas.
Konfirmera när du skapar eller ändrar något
Om du gör några förändringar eller skapar något nytt i Wondr måste du alltid scrolla längst ner på sidan och konfirmera med knappen. På knappen kan det stå Spara, Uppdatera eller Skapa
Inloggning
Inloggning kan ske både via Web och app
Via Wondrappen
Via webbläsare
Logga in via webbläsare
Glömt lösenord?
Om du glömt ditt lösenord så hittar du en återställningslänk via inloggningssidan ( både via webb och app). När du klickat på länken skickas ett autogenererat lösenord till den mailadress du angav vid registreringen.
Medlem på flera anläggningar eller växla användare i appen
Är du medlem på flera anläggningar eller har du flera kundprofiler t.ex. ditt barns eller ditt företag så kan du växla mellan de kontona i appen genom att klicka på de tre strecken längst ner och sen klicka på Växla användare. Därefter klickar du på personikonen med ett + och kan då logga in på den andra anläggningen/profilen, då skapas en genväg så du lätt kan växla mellan anläggning/profil.
WondrWall
WondrWall är kundernas vy och även startsida för personal och administratörer.
WondrWall
Här publicerar du en inbjudande bild och hälsar personligen användaren välkommen genom att under Inställningar lägga in en kod så systemet hämtar namnet.
Du kan skapa egna informationsrutor och en genvägsknapp under välkomsttexten, inställningarna för det kommer vi till i kapitlet om Inställningar . Önskar du fler genvägsknappar så kontaktar du supporten.
Administratörs- och personalmenyn
Via de tre strecken/ikonen med tre streck kommer du åt de moduler som du har tillgång till. Det ser olika ut beroende på vad för moduler som finns tillagda via avtalet samt vilken behörighet/roll du har i systemet.
Inställningar
Här görs grundinställningar för att skräddarsy din Wondr
Inställningar
Du som administratör har möjlighet att göra inställningar och skapa t.ex. medlemskap. Personal har som standard inte tillgång till modulen Inställningar.
Inställningar - Analytics
Här har du möjlighet att lägga in t.ex. Google Analytics ID. Vill ni aktivera modulen Analytics så kontaktar ni supporten. Vi har ingen support på den modulen men ni får gärna kontaktuppgifter till vår samarbetspartner.
Inställningar - Behörigheter
Vi rekommenderar inte att man ger Rapportbehörigheter till personal eller medlem främst med tanke på GDPR, men möjligheten finns om man önskar.
Inställningar - Betalningar & Kundvagn
Här kopplar du Stripe, Epassiknappen och Fortnox samt lägger till manuella betalsätt under Betalningsmetoder. Har man Betalningsmetoder aktiverat och lägger till ett nytt betalsätt är det VIKTIGT att koppla det mot ett bokföringskonto!
Vill man erbjuda rabattkoder på engångsbetalningar eller en rabatt första betalningen på en löpande betalning så använder man Kampanjkoder. Om man vill rabattera ett löpande medlemskap så skapar man ett medlemskap via Inställningar - Kunder - Medlemskapstyper och använder Kampanjkod inne på medlemskapet. En Kampanjkod som är skapad i Betalningar & Kundvagn används i sista steget i kassan och en Kampanjkod som är skapad i ett medlemskap används där man köper medlemskap.
Inställningar - Bokning
Här gör du grundinställningar för bokning, titta igenom vad som gäller för din anläggning och glöm inte att Uppdatera längst ner om du gör någon ändring.
Genom Flöden kan du bryta loss aktiviteter från det vanliga gruppasschemat och publicera på WondrWall eller på annan plats.
Platser är en inställning som måste göras för att passen ska kunna läggas upp i schemat. Har du bara en plats/rum så kan du döpa platsen till anläggningens namn. OBS! Platser avser inte flera anläggningar ( Om du inte har fler anläggningar i ditt avtal villsäga)
Genom Resurser kan du låta medlemmen själv välja t.ex. utrustning vid bokning. Man kan också använda Resurser för att t.ex. blocka tid om det är fler aktiviteter som hålls i samma rum t.ex. flera massörer samsas om ett massagerum, då gör man rummet till den resurs.
Det är under kortet Typer du skapar allt som du vill lägga upp i schemat och då är det både sånt som är bokningsbart av kund och sånt som bara personal ska se. Du kan på respektive Bokningstyp skriva över de generella reglerna som du ställed in direkt via Inställningar. Du kan också skapa Bokningstyper som läggs ut som bokningsbara block, det kallar vi för Flytande bokningstider.
Den Bokningstyp som inte har en papperskorg till höger om sig ,är den typ vi kallar för Fallback. Den går inte att lägga upp i schemat utan används om medlemmen inte har en bokning och checkar in, då kommer medlemmen bli incheckad på Gymträning som är Fallback.
Inställningar - Branding
Här anpassar du så Wondr blir din Wondr, lägger in din logga, andra färger, typsnitt och annat.
Inställningar - Hemsida
Har du inte hemsida via Wondr så kan du här hämta länkar och kortkoder till Wordpress för att enkelt integrera Wondr på din hemsida.
Inställningar - Innehåll
I Innehåll kan du skapa informationsrutor som du kan publicera på olika ställen i systemet, bl.a. på WondrWall. Har du en längre text eller vill skapa en infomationssida som ska generera en URL så använder du Sidor istället.
Inställningar - Kommunikation
Här ställer du in vad för texter, Aviseringstexter, som går ut från systemet samt om kunderna ska kunna ändra hur de får sina avsieringar eller om ni behöver lägga till en till ny, Aviseringstyper.
Under E-post kan ni skapa nya välkomstmail och inspektera och ändra mallar.
Inställningar - Kunder
Här hittar du Registreringsinställningar för det som rör av kunder samt att du skapar dina medlemskap här. Titta igenom sidan och ändra så att det passar din anläggning, glöm inte att Uppdatera om du ändrat något.
Grupper kan du använda för att enkelt kunna filtrera fram en grupp användare i t.ex. Rapporter eller under Användare.
Använder du Medlemskapskategorier så kan du visuellt sortera medlemskapen där de är publicerade i olika kategorier, ett medlemskap kan ligga i flera kategorier.
I Medlemskapstyper skapar du alla typer av medlemskap, t.ex. förbetalda kort såsom klippkort, medlemskap med månadsdragning eller medlemskap utan kostnad.
Inställningar - Produkter
Denna modul används för att sälja övriga Produkter (inte medlemskap) som t.ex. presentkort, kläder, kosttillskott, träningsutrustning.
Inställningar - SMS
Det går att skicka ut SMS från systemet. Vi slår aldrig på den funktionen då det medför en extrakostnad som efterdebiteras.
Varje SMS kostar 0.79 kronor men ett meddelande kan bestå av fler SMS beroende på hur långt det är och om man använt specialtecken.
Inställningar - Villkor & Avtal
Det är viktigt att du har era Villkor & Avtal publicerade innan du börjar registrera kunder eller sälja medlemskap.
Det finns också möjlighet för dig att publicera egna Villkor & Avtal och de behöver inte vara obligatoriska om du inte önskar det.
Inställningar - WondrWall
Här gör du inställningar för att personligt hälsa användaren välkommen, du kan lägga till en trevlig bakgrundsbild och även en genvägsknapp som hamnar precis under den personliga hälsningen.
Text som börjar med $(och slutar med) är kod som hjälper systemet att hämta information. Det är därför viktigt att inte ändra något i koden för att den ska fungera
Länk till artikel
Användare
Via användarprofilerna kommer du åt all kundinformation
Här kommer du åt kundprofilerna och kan administrera det som rör kunderna.
Lägg till en användare manuellt
Det vanligaste är att användare själv registrerar sig i systemet genom att köpa ett medlemskap eller en plats i ett formulär. Behöver du hjälpa en kund att registrera sig eller att du ska lägga upp ett företag så går du till Användare i adminmenyn och klickar på + uppe i högra hörnet.
Där kommer du till ett registreringsformulär och får fylla i person-/företagsuppgifter, sätta roller/behörigheter i systemet, skicka välkomstmail samt ange om de ska godkänna era villkor när de loggar in första gången.
Redigera användaruppgifter och noteringar
Här kan du redigera den personliga informationen om användaren. De kan redigera namn, adress och telefonnummer själva, men har det bytt mailadress eller har det blivit fel på personnumret så måste du hjälpa till.
Du kan också lägga noteringar på profilen, det är inget som kunden ser om de inte begär ett utdrag vad som finns sparat om dem. Men då Wondr inte är ett journalsystem så är det viktigt att ha GDPR i åtanke när man lägger in noteringar.
Användare - Kassa
Det finns möjlighet att ta betalt för saker som inte är från medlemskap eller bokningar i Wondr. Via Kassa kan du hämta upp Produkter (Inställningar- Produkter) eller lägga till manuella orderrader.
Wondr är inget kassaregister vilket gör att alla ordrar kopplas mot en användarprofil.
Video not found
Användare - Bokningar
Här får du en översikt över användarens Bokningar, det är alla bokningar som har varit kopplade till användarprofilen. I listan ser du datum om passet är incheckat eller avbokat, du ser vilket medlemskap som använts vid bokning eller om det är en order kopplad.
Användare - Incheckningar
Här får du en översikt över de Incheckningar användaren gjort, du ser också om de fått ett felmeddelande.
Användare - Pottkonto
Pottkonto används för att kunna hantera Friskvårdspottar och Presentkort
Användare - Lösenord
Behöver kunden hjälp att sätta ett nytt Lösenord eller om du vill skickat ut välkomstmailet på nytt så gör du det här .
Användare - Roller
Under knappen Roller så kan du ändra behörighet för användare i systemet.
Användare - Grupper
Använder du funktionen Grupper för att kunna filtrera fram olika grupper med användare i t.ex. Rapporter så lägger du till grupperna här.
Användare - Logg
I loggen kan man se vad som hänt på användaren samt se vem som gjort vad.
Användare - Ordersammanfattning
Behöver kunden en ordersammanfattning, användarna kan bara ta ut ett kvitto i taget, så kan ni här välja vad ni vill ha med på Ordersammanfattningen samt lägga till om det behövs någon extra intygstext.
Användare - Aviseringar
Under knappen Aviseringar kan du se hur användaren valt att ta emot sina aviseringar samt ändra de inställningarna.
Användare - Exportering av data
Om kunden vill veta vad som finns registrerat om personen i Wondr ( enl. GDPR) så kan man använda knappen Exportering av data för att hämta ut datan via Excel eller en tidsbestämd länk.
Användare - Villkor & Avtal
Här hittar du vilka Villkor & Avtal användaren har godkänt.
Användare - Ta bort användare
Knappen gör precis som det låter, Ta bort användare. Skulle man ta bort en användare men sedan ångra sig så har man 30 dagar på sig att hämta upp användaren igen ( via Rapporter- Alla användare och filtrera på Borttagna) Men efter 30 dagar försvinner all historik utom personuppgifterna på ordrarna som måste sparas enligt bokföringslagen.
Användare - Ordrar
Här hanteras alla användarens Ordrar. Det finns 4 flikar, under Kommande hittar vi planerade betalningar. Hur många vi ser är beroende på inställningen på medlemskapet, det vanligaste är 6 eller 12. Här finns möjlighet att aktivera dem i förtid, senarelägga hantering eller lägga till något.
När en order hamnat under Bearbetas så har betalningsprocessen startat och systemet kommer försöka dra mot det Förvalda betalsättet om inget annat angetts.
Misslyckade ordrar är sådana som inte gått igenom, t.ex. vid kortbetalning försöker systemet att dra pengar 6 gånger innan ordern hamnar under Misslyckade. Är inget betalsätt angivet hamnar de också här. En order som ligger under Misslyckad genererar ett utskick till användare och betalningen måste hanteras av användare eller personal. Alla ordrar som ligger under Misslyckad hittar du under Rapporter - Ekonomi - Misslyckade betalningar.
Under Sluförda ordrar så hittar vi de som är registrerade som betalda, härifrån kan vi kreditera eller delkreditera ordrar.
Makulerade ordrar är som det låter makulerade eller ej genomförda.
Användare - Kreditering
Användare - Delbetalningsplan
Kunden kan inte själv skapa en delbetalningsplan så det behöver ni hjälpa till med.
Användare - Bokningar
Här är en översikt över användarens alla Bokningar, med information om vilket medlemskap eller order som är kopplad samt status på bokningen.
Video not found
Användare - Betalsätt
Här hittar du kundens inlagda Betalsätt. Har de flera inlagda så är det betalsättet med en färgad bock ( den översta) som är förvalt. Autogiro och faktura kan inte kunden lägga in själv utan det måste ni hjälpa till med.
Användare - Medlemskap
Här ser ni vilka aktiva och kommande Medlemskap som finns på kundens profil. Under knappen som ser ut som en klocka med en pil tillbaka kan du se vilka medlemskap de haft tidigare, samt aktivera dem igen. Under + finns möjlighet att lägga till nya medlemskap om de har Säljkanalen personal inställd på medlemskapet. Som personal har man möjlighet att Anpassa , individanpassa priser, startdatum, betalningsstart eller annan betalare, eller Välja, då läggs det till med de inställningar och pris som är satta. Medlemskapen återfinns under den Medlemskapsgrupp de ligger i.
Länkar till hjälpartiklar
Sälja medlemskap via receptionen - Gå till kapitel Boka in via kundprofil
Schema
Här hanteras schemat och bokningar
Via Schema kan du lägga upp och redigera pass, samt hantera bokningar. Du kan välja om du vill jobba i ett Listschema eller ett Veckoschema. Samt använda Massredigering för att enkelt byta bokningstyp, instruktör, plats m.m. på flera schemaposter på en gång.
Rapporter
Statistik från systemet
Under Rapporter hittar du som administratör en bank av rapporter. Det är allt från ekonomiska rapporter till e-post som gått ut från systemet.
Personal har som standard inte tillgång till Rapporter.