Tidsregler

Introduktion

Tidsregler används för att bestämma bokningsregler i ditt schema t.ex hur långt innan start medlemmar får boka och avboka.

Det första du ser på sidan är "Standardvärden". Här anger du de allmänna bokningsreglerna som gäller för alla aktiviteter som läggs upp i schemat.

Vill du sedan ha särskilda undantag så som t.ex. längre avbokningstid för morgonklasser, särskilda regler för helgklasser, längre avbokningstid för särskilda event osv. så kan du skapa särskilda regler lite längre ner på sidan.

Standardvärden

Standardvärden är de allmänna bokningsreglerna som gäller för alla aktiviteter som läggs upp i schemat. Dessa värden kan sedan skrivas över antingen på en individuell bokningstyp om undantaget endast ska gälla den aktiviteten eller så kan du skapa regler för att innefatta en större mängd aktiviteter i samma regel.

Stäng bokning X minuter före

Ange hur långt innan aktivitetstart bokningen stänger.

Stäng avbokning X minuter före

Ange hur långt innan aktivitetstart avbokningen stänger.

Markera som sen avbokning X minuter före

Ange hur långt innan aktivitetstart en bokning ändrar status till "Sen avbokning".

Sluta tilldela reservplatser x minuter före

Ange hur långt innan aktivitetstart det slutar tilldelas reservplatser.

Antal dagar att visa i schemat för kunder

Ange hur många dagar framåt i tiden aktiviteter syns i schemat för kunder.

Antal dagar som kunder kan boka i schemat

Ange hur många dagar framåt i tiden kunder kan boka aktiviteter.

Tid att publicera ny dag

Ange tid på dygnet då aktiviteter publiceras i schemat.

Vid bokningsbetalning, reservera plats i X minuter

Ange hur många minuter en plats är reserverad när en kund måste betala för att boka sig. Om betalningen ej genomförts innan reservationstiden går ut släpps platsen återigen för bokning.

Regel

Om vissa aktiviteter ska ha andra bokningsregler än de du angivit i "Standardvärden" så kan du här skapa särskilda regler.

Klicka på plustecknet till höger för att skapa en ny regel.

Tidsregel

Namn

Ange regelns namn (intern text)

Beskrivning

Beskriv regeln och vad den innebär (intern text)

Prioritet

Ange vilken prioritet denna regeln ska ha om det finns flera regler som påverkar samma aktiviteter. Ju lägre siffra desto högre prioritet.

Kopplingar

Här väljer du filtrering för reglerna så baserat på vad som ska innefattas (eller exkluderas) . Så du gör endast val här baserat på vad regeln ska påverka.

Typer

Alla typer - Välj vilka aktiviteter som ska innefattas av denna regel

Platser

Alla platser - Välj vilka platser som ska innefattas av denna regel

Anläggningar

Alla anläggningar - Välj vilken eller vilka av dina anläggningar (om du har mer än en) som ska innefattas av denna regel

Exkludera dessa aktivitetstyper/platser/anläggningar - Du kan även välja att exkludera vissa aktiviteter/platser/anläggningar från regeln om det är enklare att arbeta så. Dessa val tänds när du gjort ett val i listan ovan.

Inställningar

Här anger du inställningarna för regeln, t.ex. om de aktiviteter/platser/anläggningar ska ha längre avbokningstid än det angivet i standardvärden eller om bokningen ska stänga närmare inpå aktivitetsstart. Så ändra endast i de inställningar som regeln ska påverka.

Stäng bokning X minuter före

Ange hur långt innan aktivitetstart bokningen stänger för de aktiviteter som innefattas av regeln.

Stäng avbokning X minuter före

Ange hur långt innan aktivitetstart avbokningen stänger för de aktiviteter som innefattas av regeln.

Markera som sen avbokning X minuter före

Ange hur långt innan aktivitetstart en bokning ändrar status till "Sen avbokning" för de aktiviteter som innefattas av regeln.

Sluta tilldela reservplatser X minuter före

Ange hur långt innan aktivitetstart det slutar tilldelas reservplatser för de aktiviteter som innefattas av regeln.

Ställ in aktivitet automatiskt

Inställningen ”Ställ in aktivitet automatiskt vid för få deltagare” måste vara aktiv (denna aktiveras på varje enskild aktivitetsstyp). Ska reglen överskriva dessa inställningar så ange det här.

Minsta antal deltagare
Om det ska skrivas över ange så en siffra här

Minuter innan aktiviteten startar

Om det ska skrivas över ange så en siffra här

Segment

När du valt vad regeln ska göra och gälla för i inställningarna ovan är det dags att fastställa när regeln ska gälla. Detta gör du genom att klicka på knappen "Lägg till segment" till höger.

Välj då från vilken tid i första tidsrutan och fram till vilken tid i den andra tidsrutan.

Du kan även ange om regeln endast ska gälla särskilda dagar i rutan "Alla dagar".

Exempel

Exempel 1: Längre avbokningstid för morgonaktiviteter
Standardvärdet för avbokning är 2 timmar innan aktivitetsstart. Men du har morgonaktiviteter som startar 06.00 på morgonen och dessa behöver ha längre avbokningstid så avbokningar behöver ske på kvällen innan.

Gör så här:

1. Skapa en regel

2. Ange namn och beskrivning

3. Öka upp antalet minuter för valet "Stäng avbokning X minuter före". vill du t.ex ha 12 timmar för morgonaktiviteter ange 720 i rutan

4. Lägg till ett segment och ange 06.00 i första rutan och 08.00 i andra rutan. Låt alla dagar stå

5. Klicka på "Skapa"

Nu har vi skapat en regel som gör att alla aktiviteter som äger rum mellan kl. 06.00 och 08.00 måste avbokas 12 timmar innan istället för 2. Se bild nedan för hur regeln ska se ut:

Exempel 3: Spinningklasser på helger ska kunna bokas fram till aktivitetesstart
Du har sätt att spinning på helger är väldigt eftertraktade aktiviteter och vill göra det möjligt att både avboka och boka dem fram tills aktivitetsstart.

Gör så här:

1. Skapa en regel

2. Ange namn och beskrivning

3. Ange vilka aktiviteter som ska innefattas av regeln i rutan "Aktivitetstyper"

4. Ange 0 i rutorna "Stäng bokning X minuter före" och "Stäng avbokning X minuter före" för att låta deltagare boka och avboka sig fram tills att aktiviteten startar. Ange även 0 i rutan "Markera som sen avbokning X minuter före" ifall du använder det systemet så ingen får straff för sen avbokning. "Sluta tilldela reservplatser X minuter före" behöll vi på 120 min så ingen som inte är på plats och ej hinner dit ska tilldelas en plats utan då kan plasterna som avbokas inom 120 min av start endast bokas på plats.

5. Lägg till ett segment och välj lördag och söndag i rutan "Alla dagar". Du behöver inte ändra tiderna.

6. Klicka på "Skapa"

Nu ser denna regel till att de valda spinningklasserna på lördagar och söndagar kan bokas och avbokas fram till start men slutar fortfarande tilldela reservplatser 120 min innan så att ingen som inte hinner ta sig dit får en plats. Detta är självklart helt upp till dig hur du vill ställa in. Se bild nedan för hur regeln ska se ut: